Glossário de quilometragem

Glossário completo de quilometragem profissional: tributação, reembolso, veículo, política, perfis, GPS, documentos e órgãos reguladores. 200 termos em português, espanhol e inglês.

Tributação e Compliance

• AEAT (Agência Estatal da Administração Tributária) — Autoridade fiscal espanhola responsável pelo IRPF, IVA e Sociedades, e por fixar o limite isento de quilometragem (0,26 €/km).
• AMT (EUA) — Alternative Minimum Tax: imposto americano paralelo que limita certas deduções para contribuintes de alta renda.
• Art. 106 LCT (Argentina) — Artigo argentino que separa viáticos de remuneração salarial, condicionado a documentação por viagem.
• Atividade Empresarial (México) — Regime mexicano para autônomos que querem deduzir despesas reais incluindo veículo.
• Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) — Autoridade fiscal portuguesa, responsável pelo IRS, IRC, IVA e pelo limite isento de quilometragem (0,40 €/km).
• Boletim de itinerário — Documento português que regista uma deslocação profissional em viatura própria, exigido pela AT para reembolso isento.
• CNPJ — Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica, identificador fiscal de empresas no Brasil.
• CPF — Cadastro de Pessoas Físicas, identificador fiscal individual no Brasil.
• Dedução fiscal — Subtração de despesa profissional da base de cálculo do imposto, reduzindo o valor a pagar.
• Dedução no IRPF (Brasil) — Reconhecimento de despesa profissional como dedutível na declaração de Imposto de Renda Pessoa Física.
• Dedução SAT (México) — Reconhecimento de despesas vehiculares como dedutíveis pelo Servicio de Administración Tributaria do México.
• Diária isenta de IRPF (Espanha) — Compensação por refeição e/ou alojamento isenta de IRPF em Espanha, com tectos diários definidos pelo Regulamento do IRPF.
• Empregado CLT — Trabalhador formal brasileiro registrado sob a Consolidação das Leis do Trabalho.
• FGTS — Fundo de Garantia do Tempo de Serviço brasileiro: 8% do salário depositado mensalmente em conta vinculada do empregado.
• FICA (EUA) — Contribuição americana ao Federal Insurance Contributions Act que financia Social Security e Medicare.
• Form T2200 (Canadá) — Formulário canadiano assinado pelo empregador que permite ao trabalhador deduzir gastos com veículo no T777.
• Fringe Benefits Tax — Imposto sobre benefícios não-monetários (Austrália, Nova Zelândia); inclui uso particular de veículo da empresa.
• GST — Goods and Services Tax (Austrália, Canadá, Índia); equivalente ao VAT.
• Imposto retido na fonte — Tributo descontado pelo pagador antes de repassar ao recebedor; regime "withholding".
• INSS — Instituto Nacional do Seguro Social brasileiro responsável pela previdência social.
• IRS (Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares — Portugal) — Imposto português sobre rendimentos das pessoas singulares. Define a tributação dos reembolsos de quilometragem acima de 0,40 €/km.
• ISR (México) — Imposto sobre a renda no México, equivalente ao IRPF brasileiro e ao income tax americano.
• ISSQN (Brasil) — Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza, municipal brasileiro, 2% a 5%.
• IVA (Espanha) — Imposto sobre Valor Agregado espanhol; alíquota geral 21%.
• IVA (México) — Impuesto al Valor Agregado mexicano, equivalente ao ICMS/PIS brasileiro, alíquota geral 16%.
• Livro Caixa — Registro contábil obrigatório para profissionais autônomos no Brasil onde se lança despesa dedutível.
• Método de despesa real — Alternativa à taxa padrão: deduzir os custos reais do veículo em proporção ao uso comercial.
• Mileage Allowance Relief (Reino Unido) — Benefício fiscal britânico que permite recuperar a diferença entre AMAP e o que o empregador pagou.
• Monotributo (Argentina) — Regime simplificado argentino que unifica IVA, Ganhos e contribuições numa quota mensal fixa por categoria.
• NIF (Espanha) — Número de Identificación Fiscal espanhol, equivalente ao RFC mexicano e CPF brasileiro.
• Per diem (tributação) — Diária para alimentação e hospedagem; isenta até o limite GSA/IRS quando há propósito comercial.
• Plano accountable — Plano de reembolso americano que satisfaz os 3 testes do IRS para tornar o pagamento isento.
• Plano non-accountable — Reembolso ou allowance que NÃO cumpre os requisitos accountable; tratado como salário tributável.
• RAT (Brasil) — Riscos Ambientais do Trabalho: contribuição previdenciária da empresa por risco do setor (1%–3%).
• Real Decreto 462/2002 (Espanha) — Norma espanhola que regula indemnizações por motivo de serviço para funcionários públicos, incluindo quilometragem (0,19 €/km).
• Reembolso isento de imposto — Pagamento por kilometragem que não é tributado quando segue regras de plano accountable.
• RESICO — Regime tributário simplificado mexicano para pessoas físicas com receita até MXN 3,5 milhões/ano.
• Revenu Québec — Autoridade fiscal provincial do Quebec, em paralelo à CRA federal. Exige TP-64.3-V e TP-59-V para gastos com veículo.
• RFC (México) — Registro Federal de Contribuyentes mexicano; identificador fiscal de pessoas físicas e jurídicas.
• Schedule C (EUA) — Anexo do Form 1040 onde profissionais autônomos americanos lançam despesas dedutíveis, incluindo veículo.
• Tarifa GSA — Tarifa de per diem publicada pelo US General Services Administration usada por agências federais americanas.
• Tarifa HMRC (Reino Unido) — Approved Mileage Allowance Payment do HMRC britânico: 45p/milha até 10.000 milhas, depois 25p.
• Taxa padrão do IRS (EUA) — Tarifa por milha publicada anualmente pelo IRS para dedução de despesa com veículo nos EUA.
• Tributação MEI — Regime simplificado para Microempreendedor Individual no Brasil, com tributação fixa mensal.
• VAT — Value Added Tax, imposto sobre consumo adotado pela maioria dos países (exceto EUA).

Reembolso e Pagamento

• Adiantamento de despesa — Pagamento antecipado de despesa de viagem com obrigação de prestação de contas.
• Allowance — Pagamento mensal fixo para cobrir despesa profissional contínua, como uso de veículo próprio.
• Auxílio mobilidade — Allowance flexível que o colaborador usa para custear qualquer modal — carro, transporte público, bicicleta.
• Auxílio veículo — Allowance específica para cobrir custos de uso de veículo próprio em atividades profissionais.
• Benefício em espécie — Vantagem não-monetária dada ao colaborador além do salário, frequentemente tributável.
• Cartão combustível — Cartão pré-pago ou corporativo dedicado a abastecimento, alternativa ao reembolso por nota.
• Estipêndio de quilometragem — Pagamento mensal fixo destinado a cobrir uso esperado de veículo próprio em determinado cargo.
• Gross-up — Aumento bruto do pagamento para que o líquido após imposto iguale o valor que o empregado precisa receber.
• Limite de quilometragem — Teto máximo de km reembolsável por viagem, dia ou mês definido em política.
• Limite diário de km — Variante do mileage cap que define teto por dia trabalhado.
• Pagamento de soma fixa — Reembolso de uma só vez para cobrir despesa total estimada de um período ou viagem.
• Per diem — Diária paga ao colaborador para cobrir alimentação e hospedagem em viagem fora da base.
• Plano FAVR — Modelo americano de reembolso que combina valor fixo regional com taxa variável por milha.
• Quilometragem comercial — Distância dirigida com propósito profissional, base para reembolso isento e dedução fiscal.
• Quilometragem de commute — Trajeto regular casa-trabalho-casa, geralmente NÃO dedutível nem reembolsável.
• Quilometragem de mudança — Distância dirigida em mudança qualificada, dedutível só para militares ativos americanos.
• Quilometragem ida — Distância de origem a destino sem retorno; comum em entregas one-way.
• Quilometragem ida e volta — Distância dobrada para considerar retorno ao ponto de origem.
• Quilometragem médica — Distância dirigida para tratamento médico, dedutível na taxa reduzida do IRS.
• Quilometragem reembolsável — Subconjunto da quilometragem comercial efetivamente pagável segundo política da empresa.
• Quilometragem voluntária — Distância dirigida em serviço a entidade beneficente, dedutível no IRS a US$ 0,14/milha.
• Recoupment — Devolução do excedente de adiantamento não comprovado dentro do prazo.
• Reembolso de quilometragem — Pagamento da empresa ao colaborador para devolver o custo de uso de veículo próprio em viagem profissional.
• Reembolso vs dedução — Distinção entre receber de volta da empresa (reembolso) e abater do imposto (dedução).
• Subsídio razoável da CRA (Canadá) — Referência da CRA: 72¢ nos primeiros 5.000 km e 66¢ acima (2026); +4¢ em YT/NT/NU.
• Tarifa por viagem — Modelo de reembolso que paga valor fixo por viagem em vez de por km rodado.
• Taxa AMAP (Reino Unido) — Taxa por milha aprovada pela HMRC para reembolso isento: 45p / 25p para carros em 2026.
• Taxa de quilometragem — Valor monetário pago por unidade de distância (km ou milha) percorrida em deslocamento profissional.
• Taxa fixa e variável (FAVR) — Modelo de reembolso que combina valor fixo mensal com taxa variável por km rodado.
• Taxa por quilômetro — Forma específica da taxa de quilometragem usando o quilômetro como unidade de distância.
• Teto de taxa — Limite máximo do valor por km que uma empresa reembolsa, normalmente alinhado à taxa IRS/HMRC/SAT.
• Viagem com múltiplas paradas — Trajeto que inclui várias paradas comerciais entre origem e destino final.

Veículo e Combustível

• Adicional de combustível — Acréscimo temporário à taxa por km para compensar alta de combustível.
• BEV — Battery Electric Vehicle: variante técnica do termo EV, sempre 100% bateria.
• BYOD veículo — Bring Your Own Device aplicado a veículo: o colaborador usa o seu, recebe reembolso.
• Câmera veicular — Câmera fixa no para-brisa que grava continuamente; útil para sinistros e auditoria de viagens.
• Carro da empresa — Veículo de propriedade ou leasing da empresa, fornecido a colaborador específico para uso comercial.
• Classificação veicular — Categorias regulatórias de veículos por peso, uso e tipo de combustível.
• Depreciação do veículo — Perda de valor do veículo ao longo do tempo, componente importante do custo total por km.
• Eficiência energética — Quanto um veículo roda por unidade de combustível; expressa em km/L ou MPG.
• Gestão de frota — Conjunto de processos e ferramentas para administrar veículos comerciais, motoristas e despesas.
• Híbrido plug-in (PHEV) — Híbrido com bateria recarregável que permite 30 a 80 km em modo elétrico puro.
• MPG — Miles per gallon: medida americana de eficiência energética.
• OBD-II — On-Board Diagnostics 2: porta padronizada de diagnóstico em todo veículo a partir de 1996.
• Pool de veículos — Frota compartilhada disponível para qualquer colaborador da empresa reservar.
• Quilômetros por litro — Medida métrica de eficiência energética usada na maioria dos países.
• Telemática — Sistema embarcado que captura dados do veículo (velocidade, freadas, RPM) por GPS e OBD-II.
• Valor residual — Valor estimado do veículo ao final do período de uso ou contrato de leasing.
• Veículo a combustão (ICE) — Internal Combustion Engine: veículo movido a gasolina, etanol, diesel ou GLP.
• Veículo arrendado — Veículo em contrato de leasing operacional ou financeiro, alternativa à compra.
• Veículo de frota — Veículo registrado em frota corporativa, com placa, seguro e manutenção da empresa.
• Veículo elétrico (EV) — Veículo movido inteiramente por bateria, sem motor de combustão.
• Veículo híbrido — Veículo com motor de combustão e elétrico, tipicamente 40% a 60% mais econômico que ICE.
• Veículo leve — Categoria veicular de PBT até 3.500 kg: carros de passeio, SUVs, picapes leves.
• Veículo próprio — Veículo de propriedade do colaborador ou da empresa, sem contrato de leasing.

Política Corporativa

• Aprovação do gestor — Primeira aprovação de uma despesa, feita pelo superior direto do colaborador.
• Aprovação financeira — Camada de aprovação posterior ao gestor, focada em conformidade fiscal e orçamentária.
• Aprovador de despesa — Pessoa autorizada por política a aprovar uma despesa em nome da empresa.
• Auditoria de quilometragem — Revisão sistemática de recibos para verificar conformidade, integridade e ausência de fraude.
• Categoria de despesa — Classificação contábil de uma despesa por tipo (combustível, hospedagem, refeição, kilometragem).
• Centro de custo — Unidade contábil interna usada para alocar despesas a um departamento, projeto ou atividade.
• Ciclo de reembolso — Periodicidade com que recibos pendentes são processados em lote para pagamento.
• Código de projeto — Identificador único usado para vincular uma despesa a um projeto específico do cliente ou interno.
• Detecção de duplicatas — Algoritmo que sinaliza recibos com data, origem, destino e distância idênticos.
• Fluxo de aprovação — Sequência de pessoas e regras pelas quais um recibo passa antes do pagamento.
• Fraude em despesas — Apresentação intencional de recibo falso, inflado ou duplicado para receber pagamento indevido.
• LGPD e quilometragem — Aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados ao registro de localização e nomes de pacientes/clientes.
• Limite de aprovação — Valor abaixo do qual a aprovação do gestor direto é suficiente; acima exige escalonamento.
• Período razoável — Janela de tempo definida pelo IRS para substanciamento e devolução de excedente.
• Política de despesas — Documento interno que define limites, taxas e regras para reembolso de despesas profissionais.
• Política de quilometragem — Documento interno que detalha taxa, limites, documentação e fluxo específicos para reembolso de km.
• Política T&E — Travel & Expense: política unificada que cobre viagens, quilometragem, hospedagem e alimentação.
• Prazo de envio — Data limite para o colaborador enviar recibos do período; após isso podem ser rejeitados.
• Propósito comercial — Justificativa profissional específica que sustenta uma despesa como dedutível ou reembolsável.
• Registro contemporâneo — Registro feito no momento da viagem ou logo após, considerado mais confiável que reconstrução posterior.
• Retenção de registros — Período mínimo durante o qual recibos e comprovantes devem ser guardados.
• Substanciamento — Apresentação dos elementos exigidos para comprovar uma despesa: data, valor, propósito, lugar.
• Tratamento de exceções — Procedimento para aprovar despesas fora da política em casos justificados.
• Trilha de auditoria — Conjunto de evidências que permite reconstruir o histórico de uma despesa em fiscalização.

Perfis de Motorista

• Auditor de campo — Profissional que se desloca para auditar fisicamente cliente, fornecedor ou unidade.
• Autônomo (Brasil) — Profissional brasileiro que presta serviço sem vínculo CLT, fora ou dentro do MEI.
• Caminhoneiro — Motorista profissional de caminhão para transporte rodoviário de carga interestadual ou municipal.
• Contratado 1099 (EUA) — Trabalhador americano não-empregado, recebe Form 1099-NEC e declara em Schedule C.
• Contratado independente — Termo genérico para trabalhador autônomo sem vínculo empregatício.
• Corretor de imóveis — Profissional que faz visitas a imóveis com clientes em busca de compra ou aluguel.
• Cuidador domiciliar — Profissional que presta cuidado pessoal contínuo no domicílio do paciente.
• Empregado W-2 (EUA) — Trabalhador americano formal com retenção em folha; recebe Form W-2 anualmente.
• Enfermeiro domiciliar — Profissional de saúde que faz visitas no domicílio de pacientes.
• Entregador — Profissional que faz entregas locais de comida, encomendas ou mercadorias.
• Força de trabalho móvel — Conjunto de colaboradores cujo trabalho ocorre em vários locais ao longo do dia.
• Freelancer — Profissional autônomo que presta serviços por projeto a múltiplos clientes.
• Mensageiro — Profissional dedicado a entregas urbanas urgentes de documentos e pequenas encomendas.
• Motorista de aplicativo — Trabalhador autônomo que oferece transporte privado por plataformas como Uber, 99 ou Didi.
• Motorista por km (CPM) — Caminhoneiro remunerado por milha rodada, modelo dominante no transporte rodoviário americano.
• Quilometragem sem passageiro / sem carga — Quilômetros rodados em deslocamento profissional sem transportar passageiro ou mercadoria.
• Taxista — Motorista profissional registrado em frota tradicional de táxi, com tarifa regulada.
• Técnico de campo — Profissional que executa serviço técnico no local do cliente: instalação, manutenção, reparo.
• Trabalhador da gig economy — Profissional autônomo cujo trabalho é mediado por plataforma digital sem vínculo empregatício.
• Veículo de aplicativo — Veículo registrado e adaptado para operar em plataforma de transporte privado.
• Vendas externas — Modalidade comercial baseada em visita presencial a clientes no campo.
• Vendedor externo — Vendedor que visita clientes presencialmente em campo, sem trabalho fixo em loja ou escritório.

Distância e GPS

• API de roteamento — Serviço externo (Google Maps, Mapbox, OSRM) que calcula distância e tempo dirigidos reais.
• Aplicativo de GPS — Software no smartphone que captura coordenadas e rota em tempo real para registro de viagens.
• Calculadora de quilometragem — Ferramenta digital que calcula a distância e o valor de reembolso a partir de origem, destino e taxa.
• Cálculo de distância — Determinação dos quilômetros entre origem e destino para fins de reembolso.
• Carimbo de hora — Registro automático de data e hora exatas em cada ponto da rota.
• Detecção automática de viagem — Recurso que identifica início e fim de uma viagem por aceleração e velocidade, sem botão manual.
• Distância de grande círculo — Menor distância entre dois pontos sobre a superfície de uma esfera.
• Drift de GPS — Variação do ponto GPS quando o veículo está parado, acumulando "distância" fantasma.
• Fórmula de Haversine — Equação trigonométrica que calcula distância em linha reta entre dois pontos GPS na esfera terrestre.
• Geocodificação — Conversão de endereço textual ("Av. Paulista 1000") em coordenadas (lat, lon).
• Geocodificação reversa — Conversão de coordenadas (lat, lon) em endereço textual aproximado.
• Geofence — Cerca virtual definida por coordenadas, dispara evento quando o veículo entra ou sai dela.
• Haversine vs distância dirigida — Diferença entre a linha reta calculada (Haversine) e o percurso real dirigido pelas estradas.
• Leitura de odômetro — Anotação da quilometragem inicial e final do veículo para calcular distância percorrida.
• Map matching — Algoritmo que ajusta pontos GPS imprecisos à rua mais próxima do mapa para reconstrução de rota.
• Modelo hub e spoke — Padrão logístico em que entregas convergem para um centro de distribuição antes de seguir aos destinos finais.
• Odômetro vs GPS — Comparação entre distância medida pelo hodômetro do veículo e pelo GPS do smartphone.
• Otimização de rota — Escolha do trajeto mais eficiente em distância ou tempo entre múltiplos pontos.
• Ponto a ponto — Cálculo de distância direta entre exatamente um ponto de origem e um ponto de destino.
• Ponto intermediário — Coordenada de parada entre origem e destino numa rota com múltiplas paradas.
• Precisão de localização — Faixa de erro do ponto GPS em metros, varia por dispositivo e condições.
• Rastreamento por GPS — Captura automática da rota em tempo real através de coordenadas GPS do dispositivo.
• Termo do dia — Termo destacado a cada 24 horas no glossário, alternando entre todas as categorias.
• Trilha de migalhas — Sequência cronológica de pontos GPS que reconstrói o trajeto exato do veículo.

Documentos e Formulários

• Apólice de seguro — Contrato que cobre danos materiais e responsabilidade civil em sinistros do veículo.
• App de despesas — Aplicativo móvel para captura, classificação e envio de despesas profissionais.
• Assinatura digital — Mecanismo criptográfico que autentica o emissor e a integridade de um documento eletrônico.
• Carteira de habilitação (CNH) — Documento oficial de habilitação para condução de veículo motorizado.
• CFDI (México) — Comprobante Fiscal Digital por Internet, fatura eletrônica oficial mexicana.
• CFDI complementário (México) — Comprovante Fiscal Digital por Internet usado no México para complementar despesas como combustível.
• Comprovante de despesa — Documento que prova a ocorrência e o valor de uma despesa profissional.
• Comprovante de viáticos (México) — Conjunto de documentos que sustenta dedução de viagem de negócios no SAT mexicano.
• CRLV / Tarjeta de circulación — Documento de registro do veículo que comprova propriedade e quitação de tributos.
• Declaração anual (México) — Declaração anual de imposto de renda mexicana, equivalente ao Form 1040.
• Diário de quilometragem — Registro periódico de cada viagem profissional, base do recibo e da auditoria fiscal.
• Exportação CSV — Geração de arquivo no formato comma-separated values para integrar com outros sistemas.
• Extrato de quilometragem — Relatório periódico (mensal) que totaliza quilometragem por colaborador, projeto ou centro de custo.
• Folha de horas — Registro de horas trabalhadas por dia, frequentemente complementar ao log de quilometragem.
• Folha de rota — Plano da sequência de paradas previstas para uma jornada de trabalho em campo.
• Form 1040 (EUA) — Declaração anual americana de imposto de renda da pessoa física.
• Form 1099 (EUA) — Família de comprovantes americanos para pagamentos a não-empregados; 1099-NEC para serviços.
• Form 2106 (EUA) — Formulário americano para empregados deduzirem despesas de trabalho — uso restrito após TCJA.
• Form W-2 (EUA) — Comprovante anual americano de salário pago e impostos retidos por empregador.
• Hash de integridade — Impressão digital criptográfica do recibo que prova ausência de adulteração.
• NF-e (Brasil) — Nota Fiscal Eletrônica brasileira, equivalente ao CFDI mexicano.
• Recibo de combustível — Cupom fiscal ou nota de abastecimento usado para método de despesa real ou comprovação CFDI.
• Recibo de quilometragem — Documento padronizado que comprova uma viagem profissional para reembolso ou dedução.
• Recibo PDF — Formato padrão para entrega digital de recibo de quilometragem, com hash e metadados.
• Relatório de auditoria — Documento final que consolida achados e conclusões de uma auditoria sobre despesas.
• Relatório de despesas — Documento que consolida despesas profissionais de um período para reembolso ou contabilização.
• Schedule SE (EUA) — Anexo do Form 1040 que calcula contribuição de self-employed para Social Security e Medicare.

Órgãos Reguladores

• AFIP (Argentina) — Administración Federal de Ingresos Públicos argentina.
• ATO (Austrália) — Australian Taxation Office: agência tributária australiana.
• Departamento do Tesouro (EUA) — Departamento federal americano que supervisiona o IRS e emite Treasury Regulations.
• DIAN (Colômbia) — Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales colombiana.
• Diretrizes OCDE — Guidelines da Organização para Cooperação e Desenvolvimento Econômico sobre tributação internacional.
• DOT (EUA) — Department of Transportation: regulamenta transporte rodoviário, aviação, ferrovia.
• GSA (EUA) — General Services Administration: agência federal americana de logística e contratos.
• Hacienda (Espanha) — Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) espanhola.
• HMRC (Reino Unido) — His Majesty's Revenue and Customs: agência tributária britânica.
• IMSS (México) — Instituto Mexicano del Seguro Social: equivalente ao INSS brasileiro.
• INFONAVIT (México) — Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores: equivalente ao FGTS brasileiro.
• IRS (EUA) — Internal Revenue Service: agência federal americana responsável pela arrecadação tributária.
• Modelo OCDE — Modelo de Convenção Tributária da OCDE para evitar dupla tributação entre países.
• OSHA (EUA) — Occupational Safety and Health Administration: agência americana de segurança no trabalho.
• Receita Federal (Brasil) — Secretaria da Receita Federal do Brasil, equivalente ao IRS e SAT.
• SAT (México) — Servicio de Administración Tributaria mexicano, equivalente ao IRS.