AT em Portugal: declaração mensal de quilometragem para empresas em 2026
A AT introduziu em 2026 obrigação de reporte mensal para reembolsos acima de €5.000. O guia.
A nova obrigação
A Lei do Orçamento de Estado para 2026 (Lei 24/2025, OE2026) introduziu o n.º 5 do Art. 119º do CIRS, criando uma declaração mensal específica para empresas que reembolsam mais de €5.000/mês em ajudas de custo por quilometragem (€0,40/km) ou em equivalente para condutor de veículo eléctrico. A AT publicou o modelo via Despacho 318-A/2026.
O objectivo declarado: cruzar reembolsos com declaração de IRS dos colaboradores e identificar empresas que pagam acima do limite isento sem declarar a diferença como remuneração.
Quem está obrigado
A obrigação aplica-se a:
- Empresas (qualquer regime IRC) que pagam mais de €5.000/mês em reembolsos por quilometragem. - Cooperativas, associações e fundações com a mesma actividade reembolsadora. - Trabalhadores independentes (regime de actividade profissional) que reembolsam colaboradores próprios.
Ficam fora da obrigação:
- Microempresas com volume de reembolso inferior a €5.000/mês. - Reembolsos inteiramente dentro do limite isento de €0,40/km, com bitácola digital e aprovação documentada (a obrigação só se desencadeia para reembolsos acima do limite ou sem documentação).
O que se declara
A declaração mensal contém, por colaborador:
- NIF do colaborador. - Total de quilómetros reembolsados no mês. - Tarifa por km aplicada (€0,40 ou outra). - Total pago. - Tramo isento e tramo sujeito a IRS (se aplicável). - Identificação do veículo (matrícula). - Indicação se é veículo eléctrico (separação para efeitos da tarifa diferenciada que entra em vigor em 2027).
A submissão é via Portal das Finanças, secção Modelos Declarativos, até ao dia 10 do mês seguinte ao reembolso.
Tratamento da tarifa €0,40/km
A tarifa €0,40/km mantém-se como limite isento de IRS para 2026. Pagamentos:
- Iguais ou inferiores a €0,40/km: isento de IRS, sem retenção, sem entrada na Segurança Social. - Superiores a €0,40/km: a diferença é remuneração tributável, com retenção e contribuição.
A nova declaração não muda este tratamento — apenas torna o cruze AT-vs-IRS automático.
Limite anual de quilómetros
O Decreto Regulamentar 4/2024 mantém o limite de 70.000 km/ano por colaborador acima do qual a totalidade do pagamento (não apenas o excedente) é considerada remuneração. Acima de 70.000 km, a presunção é de que o veículo se converteu em ferramenta de trabalho permanente, devendo ser fornecido pela empresa.
A declaração mensal facilita à AT verificar este limite ao longo do ano.
Caso prático: empresa de serviços com 30 técnicos
Uma empresa de serviços técnicos paga reembolso de quilometragem a 30 técnicos com média de 1.500 km/mês cada. Total mensal: 45.000 km × €0,40 = €18.000. Acima do limite de €5.000, logo obrigada à declaração mensal.
Processo operativo:
1. App GPS captura todas as deslocações por técnico. 2. Sistema interno apura totais mensais por colaborador. 3. Geração automática do ficheiro XML para o Portal das Finanças (formato publicado no Despacho 318-A/2026). 4. Validação interna (totais cruzados com folha) antes da submissão. 5. Submissão até dia 10 do mês seguinte. 6. Arquivo do XML submetido com hash de integridade.
O custo administrativo total ronda 2 horas/mês com sistema preparado, ou 8-10 horas/mês com processo manual.
Penalidades por incumprimento
O Art. 117º do RGIT prevê:
- Falta de submissão: €150 a €3.750 por declaração em falta. - Submissão fora de prazo: €25 a €375 por declaração. - Inexactidão material: 100% a 200% do imposto em falta.
As penalidades agravam-se em caso de reincidência ou ocultação dolosa.
Preparação para 2027
O mesmo Despacho 318-A/2026 antecipa que em 2027 será introduzida tarifa diferenciada para veículos eléctricos (estimativa: €0,18-€0,22/km, em linha com o AER britânico). A declaração já tem o campo 'EV' para preparar a transição.
Empresas com frota mista (combustão + EV) devem começar a separar a contagem por tipo de veículo desde já.
Checklist de implementação
1. Verificar se a empresa ultrapassa €5.000/mês em reembolsos. 2. Configurar bitácola digital com matrícula e tipo de veículo. 3. Implementar geração automática do XML para o Portal das Finanças. 4. Definir responsável pela submissão até dia 10. 5. Estabelecer processo de validação interna pré-submissão. 6. Arquivar XMLs submetidos com hash de integridade durante 4 anos.