IRS ou IRC? Como deduzir quilometragem em Portugal
Trabalhador independente vs sociedade: cada caso tem regras próprias. Guia prático.
Dois regimes, duas formas de tratar a quilometragem
Em Portugal, a fiscalidade da quilometragem depende de quem suporta o gasto:
A orientação da Autoridade Tributária sobre ajudas de custo e subsídio de transporte complementa o Código do IRC na definição do tratamento fiscal destes encargos.[^at-ajudas-custo]
- Trabalhador independente em IRS (categoria B): deduz como gasto da actividade. - Sociedade comercial em IRC: deduz como gasto operacional ou processa como reembolso isento ao trabalhador (até 0,40 €/km).
IRS — regime simplificado
No regime simplificado, o trabalhador independente declara o rendimento bruto e a AT aplica um coeficiente que já presume os gastos (75% ou 35% conforme actividade).[^at-circ] Não há dedução adicional por quilometragem. Em contrapartida, a contabilidade é mínima.
IRS — contabilidade organizada
No regime de contabilidade organizada, o trabalhador independente deduz gastos efectivos. Para a viatura:
- Se a viatura está afecta à actividade: combustível, manutenção, seguro, IUC, depreciação anual proporcional ao uso profissional documentado. - Se a viatura não está afecta: pode-se aplicar o método de 0,40 €/km por deslocação documentada (boletim de itinerário) como gasto.
A AT é exigente quanto ao critério de afectação: viaturas de uso pessoal misto têm forte risco de correcção.
IRC — sociedades
Duas vias:
1. Reembolso isento ao trabalhador (0,40 €/km). A empresa paga ao colaborador o reembolso, regista o gasto no DR conta 6325 (deslocações e estadas) e o trabalhador não tem qualquer impacto em IRS nem em Segurança Social. É a via mais simples e mais usada.
2. Viatura da empresa atribuída ao colaborador. A empresa suporta combustível, manutenção, seguro e depreciação. Se houver uso pessoal, surgem tributações autónomas (TA) e enquadramento como rendimento em espécie do trabalhador. As tributações autónomas em IRC oscilam entre 10% e 35% conforme o valor de aquisição da viatura, sendo um dos custos «invisíveis» mais relevantes em PME portuguesas.
Quando usar cada via
- Equipa de campo com viatura própria: reembolso a 0,40 €/km. Mais simples, sem TA. - Vendedor sénior com viatura atribuída: viatura da empresa com partição entre uso profissional e pessoal documentada. - Administrador com viatura de representação: viatura da empresa com TA elevadas (dependendo do valor) e acordo escrito de utilização pessoal.
Erros frequentes
- Misturar reembolso a 0,40 €/km e combustível com cartão da empresa: a AT considera reembolso duplo. - Não reportar o uso pessoal de viatura da empresa: rendimento em espécie omisso, com correcção para IRS e Segurança Social. - Esquecer as tributações autónomas em IRC: surgem todas no fecho do ano, frequentemente como surpresa desagradável.
Conclusão
Escolha o regime certo desde o início, formalize-o em política interna e revisite a opção viatura própria vs viatura da empresa cada 2-3 anos, em função da evolução da equipa e das tributações autónomas vigentes.