Posso adaptar para CLT e PJ na mesma política?

Sim. O modelo já tem seção específica para cada vínculo. CLT precisa de cláusula sobre não-incorporação ao salário; PJ precisa de previsão contratual.

A taxa precisa ser igual para todos?

Não, mas diferenças devem ser justificadas (ex.: regiões com pedágio mais caro, categoria do veículo exigido).

Preciso de aprovação jurídica?

Recomendamos revisão pelo seu departamento jurídico ou contador antes da publicação — especialmente para a cláusula tributária.

O modelo é em DOC ou PDF?

O download é em texto simples (.txt), que abre no Word, Google Docs e LibreOffice mantendo a estrutura. Cole, formate e exporte como PDF se preferir.

Vocês têm versão para frota própria?

Esta política cobre veículo do colaborador. Para frota própria, combine este modelo com a política de uso de veículo corporativo (em desenvolvimento).

Modelos de política · TXT

Modelo de política de quilometragem

Política completa de reembolso por km — pronta para personalizar com seu CNPJ e taxa interna.

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Toda empresa que reembolsa quilometragem precisa de uma política escrita — sem ela, cada caso vira negociação caso a caso, gera disputa com o financeiro e expõe a empresa em auditoria trabalhista. Este modelo cobre os 8 blocos que recomendamos a clientes: elegibilidade, taxa por km, cálculo, comprovação, prazos, exceções, aprovação e revisão anual. Baixe o arquivo de texto, abra no Word ou Google Docs, substitua os campos entre colchetes pela sua realidade e publique no manual do colaborador.

Quando usar este modelo

Use este modelo se sua empresa reembolsa funcionários, terceiros ou prestadores por uso de veículo próprio em atividades profissionais. Aplica-se igualmente a empresas com 5 ou 5.000 colaboradores — a estrutura é a mesma, muda apenas a taxa e o limite. Atenção especial para empresas que pagam ajuda de custo: a Receita exige distinção clara entre reembolso por despesa real (não tributável) e ajuda de custo fixa (tributável como salário). A política precisa deixar essa distinção explícita, ou todo o reembolso pode ser reclassificado como salário em fiscalização.

Como personalizar em 5 passos

1. Substitua o cabeçalho — Troque [NOME DA EMPRESA], [CNPJ] e [DATA DE VIGÊNCIA] pelos seus dados. Versione com data — ex.: v2.0, vigente desde 01/01/2026.
2. Defina sua taxa por km — A taxa-padrão sugerida é R$ 1,10/km, alinhada com a média de mercado. Ajuste com base no custo real de operação do seu setor.
3. Defina os limites — Recomendamos limite mensal por colaborador (ex.: 2.500 km) e propósito permitido (visita a cliente, transporte de equipamento, treinamento externo).
4. Defina o fluxo de aprovação — Quem aprova o reembolso? Gestor direto, gerente regional, RH? Especifique nome do cargo, não da pessoa, para a política não envelhecer.
5. Publique e treine — Compartilhe via plataforma de RH, peça assinatura digital e treine os gestores. Reabra a política anualmente para revisar a taxa.

Erros comuns

Confundir reembolso com ajuda de custo — Ajuda de custo fixa entra na folha como salário e gera encargos. Reembolso variável por km não — desde que comprovado por log.
Não definir teto mensal — Sem teto, alguns colaboradores podem reportar km muito acima da média do time, gerando custo descontrolado.
Esquecer prazo de submissão — Submissões fora do mês de competência atrapalham o fechamento contábil. Defina prazo (ex.: até dia 5 do mês seguinte).
Não revisar anualmente — Inflação de combustível e mudanças regulatórias exigem revisão anual da taxa por km. Inclua cláusula de revisão.

Perguntas frequentes

Posso adaptar para CLT e PJ na mesma política?: Sim. O modelo já tem seção específica para cada vínculo. CLT precisa de cláusula sobre não-incorporação ao salário; PJ precisa de previsão contratual.
A taxa precisa ser igual para todos?: Não, mas diferenças devem ser justificadas (ex.: regiões com pedágio mais caro, categoria do veículo exigido).
Preciso de aprovação jurídica?: Recomendamos revisão pelo seu departamento jurídico ou contador antes da publicação — especialmente para a cláusula tributária.
O modelo é em DOC ou PDF?: O download é em texto simples (.txt), que abre no Word, Google Docs e LibreOffice mantendo a estrutura. Cole, formate e exporte como PDF se preferir.
Vocês têm versão para frota própria?: Esta política cobre veículo do colaborador. Para frota própria, combine este modelo com a política de uso de veículo corporativo (em desenvolvimento).

Após adotar a política, considere implementar nossa calculadora online: ela aplica automaticamente as regras (taxa, teto, propósito) e gera recibos numerados auditáveis — eliminando o atrito entre colaborador e financeiro.

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