Relatórios · CSV
Relatório mensal de despesas (com quilometragem)
CSV com todas as categorias de despesa do mês — quilometragem, combustível, alimentação, hospedagem, pedágios.
Quando o reembolso vai além do per-km, você precisa de um relatório consolidado que mostre todas as categorias na mesma página. Este modelo agrupa quilometragem, combustível, alimentação, hospedagem e pedágios em um único CSV mensal — facilitando a aprovação do gestor e o lançamento contábil. As colunas seguem o padrão usado pela maioria dos ERPs brasileiros e mexicanos, então você pode importar direto sem reformatar.
Quando usar este modelo
Use sempre que precisar consolidar todas as despesas do mês de um colaborador para reembolso ou prestação de contas. Funciona melhor para profissionais externos (vendedores, técnicos, consultores) que misturam quilometragem com despesas operacionais. Para reembolso só de quilometragem, prefira o log diário; para prestação de contas de adiantamento corporativo, este modelo é mais adequado porque consolida múltiplas categorias.
Como usar em 5 passos
- 1. Salve uma cópia por mês — Renomeie com mês e nome (ex.: despesas-2025-01-joao.csv). Um arquivo por colaborador-mês simplifica a auditoria.
- 2. Preencha pela ordem cronológica — Cada linha é uma despesa, com data, categoria, valor e descrição. Anexe o comprovante na coluna de URL ou referência.
- 3. Para quilometragem, use km × taxa — Na linha de quilometragem, registre os km do dia e calcule valor = km × taxa interna. Mantenha consistência com a política.
- 4. Some por categoria — No fim do mês, use SUMIF por categoria para validar contra a política (ex.: alimentação até R$ 80/dia).
- 5. Envie para aprovação com anexos — Anexe o CSV e um ZIP com os comprovantes. Gestor aprova, financeiro processa.
Erros comuns
- Misturar moedas sem conversão — Se houve viagem internacional, converta para a moeda da empresa antes de submeter. Anote a taxa de câmbio do dia.
- Esquecer comprovante de quilometragem — Mesmo no relatório consolidado, mantenha o log diário como anexo — sem ele, a categoria km vira contestável.
- Categorizar errado — Pedágio entra em "pedágios", não em "combustível". Categorias misturadas atrapalham o controle de orçamento por categoria.
- Não numerar comprovantes — Numere os comprovantes (ex.: 2025-01-15-001) e referencie na linha do CSV. Acelera a auditoria em 3x.
Perguntas frequentes
- Funciona para múltiplas moedas?
- Sim, mas você precisa converter manualmente. Inclua coluna de moeda original e moeda da empresa.
- Posso adicionar categorias?
- Sim. Mantenha as 7 padrão e adicione no final (ex.: "Internet", "Coworking"). Não renomeie as 7 originais para preservar fórmulas.
- Como integro com Clara?
- Para quilometragem específica, use a calculadora online — ela exporta direto para Clara. Este CSV é para a prestação de contas mais ampla.
- Aceita imagem do comprovante na própria planilha?
- Não, o CSV é texto. Use a coluna de URL para apontar para um drive compartilhado ou anexe um ZIP.
- Tem limite de linhas?
- Não. Excel suporta 1 milhão de linhas; para um mês de despesas, 50-100 linhas é o normal.
Para o componente de quilometragem deste relatório, considere usar a calculadora online — ela aplica taxa, propósito e limites automaticamente, e exporta um recibo numerado que você anexa ao relatório consolidado.