# Guia de viáticos e quilometragem na Colômbia > Entenda como funciona o sistema de viáticos e reembolso de quilometragem empresarial na Colômbia. **Autor:** Camila Ribeiro — Editora de Operações de Campo **Publicado:** 2025-09-10 **Atualizado:** 2026-04-28 **URL:** https://quilometragem.com.br/blog/colombia-guia-viaticos-kilometraje **TL;DR:** Entenda como funciona o sistema de viáticos e reembolso de quilometragem empresarial na Colômbia. - Na Colômbia, despesas com deslocamento profissional são tratadas dentro do guarda-chuva legal de viáticos, regulado por uma combinação do Código Substantivo do Trabalho e das circulares da DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). - A regra prática é a seguinte: viáticos cobrem alimentação, hospedagem e transporte intermodal (avião, taxi, app de mobilidade) durante deslocamento a outra cidade. - Bogotá, por causa do tráfego e do preço do combustível, tende a praticar taxas entre COP 1.700 e COP 2.500 por km. - Misturar as duas contas dificulta o fechamento, complica auditoria e aumenta o risco de reclassificação. - Quando viáticos ou reembolso de quilometragem são pagos sem documentação adequada, sem aprovação ou sem propósito comercial claro, a DIAN pode reclassificar como pagamento salarial. ## Por que viáticos e quilometragem caminham juntos na Colômbia Na Colômbia,[^dian-colombia] despesas com deslocamento profissional são tratadas dentro do guarda-chuva legal de viáticos, regulado por uma combinação do Código Substantivo do Trabalho e das circulares da DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Para uma empresa colombiana ou multinacional operando no país, isso significa que a política de quilometragem precisa estar amarrada à política geral de viáticos, com critérios claros para distinguir cada parcela. Em 2025, com a digitalização da factura electrónica e a integração de dados com a UGPP, o controle ficou mais granular e a margem para improvisação caiu. ## O contexto legal: quando é viático e quando é reembolso A regra prática é a seguinte: viáticos cobrem alimentação, hospedagem e transporte intermodal (avião, taxi, app de mobilidade) durante deslocamento a outra cidade. O reembolso por quilometragem cobre o uso de veículo próprio do colaborador para visitas comerciais dentro ou fora da cidade-base. Quando o colaborador usa carro próprio em viagem que também envolve hospedagem, o pagamento se desdobra: viático para hospedagem e alimentação, reembolso por km separado para o trecho rodado. A separação documental é o que diferencia uma despesa dedutível de uma reclassificação como salário. ## Taxas de mercado em 2025 por cidade Bogotá, por causa do tráfego e do preço do combustível, tende a praticar taxas entre COP 1.700 e COP 2.500 por km. Medellín fica entre COP 1.500 e COP 2.300. Cali e Barranquilla, em torno de COP 1.600 a COP 2.400. Cartagena e Santa Marta, por causa do turismo e da inflação local, sobem para COP 1.800 a COP 2.700. Veículos maiores, picapes e SUVs, recebem 25% a 40% acima dessas faixas. Empresas com colaboradores em zonas rurais ou de difícil acesso (Catatumbo, Pacífico) costumam aplicar adicional de risco e desgaste. **Documentação exigida: factura electrónica e soporte** A DIAN exige factura electrónica para qualquer despesa que a empresa pretende deduzir. Para reembolso por quilometragem, a documentação combina três elementos: o recibo interno detalhado por viagem (origem, destino, distância, taxa, propósito), a aprovação formal do gestor responsável e o comprovante de pagamento bancário. Para viagens longas que envolvem hospedagem e alimentação, soma-se a factura electrónica dos prestadores de serviço (hotéis, restaurantes). A exigência de DIAN é que a documentação seja contemporânea, idealmente registrada no mesmo mês da viagem. ## Distinguindo viáticos de reembolso de quilometragem na contabilidade Na prática contábil colombiana, os dois conceitos têm tratamento diferente: viáticos seguem o regime de gastos de viagem (cuenta 5135 ou similar), enquanto reembolso de quilometragem entra como gasto de transporte por uso de vehículo del trabajador (cuenta 5160). Misturar as duas contas dificulta o fechamento, complica auditoria e aumenta o risco de reclassificação. A melhor prática é documentar cada parcela em recibos separados, mesmo quando a viagem é única, e treinar o financeiro sobre as duas contas. ## O risco da reclassificação como salário Quando viáticos ou reembolso de quilometragem são pagos sem documentação adequada, sem aprovação ou sem propósito comercial claro, a DIAN pode reclassificar como pagamento salarial. As consequências são duras: incidência de aportes parafiscais (SENA, ICBF, Caja de Compensación), parafiscais e seguridade social retroativa, com multas. Para empresas multinacionais com matriz nos EUA ou Europa, a reclassificação pode também impactar o transfer pricing, gerando questionamentos adicionais. A política preventiva é sempre mais barata que a regularização posterior. ## Como o Quilometragem suporta operações na Colômbia A plataforma permite configurar a tabela colombiana segmentada por cidade e por tipo de veículo, com aplicação automática conforme a localização da viagem. Cada recibo gerado já vem com os campos exigidos pela DIAN para integração com o ERP local e geração de factura electrónica. A separação automática entre quilometragem e outras despesas (hospedagem, alimentação) facilita o lançamento contábil correto, e a integração com a Clara mantém a trilha de auditoria centralizada para empresas com presença regional. ## Próximos passos para a sua operação colombiana Comece revisando se sua política atual diferencia explicitamente viáticos de reembolso de quilometragem. Se a documentação atual mistura as duas categorias, regularize antes do próximo fechamento. Defina taxas por cidade com base em dados reais, formalize em documento aprovado pela direção e treine os colaboradores. Em três ciclos de fechamento contábil, sua operação colombiana fica blindada contra reclassificação e o tempo de processamento das despesas cai significativamente. ## Perguntas frequentes ### Como a Colômbia trata o pagamento de viáticos? Viáticos permanentes integram a base salarial e são tributados; viáticos ocasionais para viagens específicas são exentos quando devidamente documentados. ### Existe tarifa oficial de quilometragem na Colômbia? A DIAN não publica tarifa oficial; cada empresa define seu valor com base em custo real do veículo, geralmente entre COP 1.500 e COP 2.500 por km. ### Qual a diferença entre viáticos permanentes e ocasionais? Permanentes são pagos com habitualidade ao mesmo colaborador; ocasionais cobrem viagens específicas e não recorrentes, recebendo tratamento fiscal mais favorável. ## Fontes - [DIAN — Renta y complementarios: deducciones por gastos de transporte](https://www.dian.gov.co/impuestos/personas/Personas-Juridicas/Paginas/default.aspx) — Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Colombia) (2026-04-28)