# Fatura eletrônica e comprovantes para despesas de viagem na Colômbia: guia 2026

> Como documentar despesas de viagem na Colômbia em 2026 conforme Resolução DIAN 000165 de 2023, documento suporte de folha eletrônica, prazos de transmissão e retenções aplicáveis.

**Autor:** Valentina Osorio — Especialista em Tributação Colombiana (DIAN)  
**Publicado:** 2026-04-28  
**Atualizado:** 2026-04-28  
**URL:** https://quilometragem.com.br/blog/factura-electronica-soportes-gastos-viaje-colombia-2026

**TL;DR:** Como documentar despesas de viagem na Colômbia em 2026 conforme Resolução DIAN 000165 de 2023, documento suporte de folha eletrônica, prazos de transmissão e retenções aplicáveis.

- A Resolução DIAN 000165 de 2023 consolidou o sistema de faturação eletrônica na Colômbia.
- Desde novembro de 2024, o documento POS só vale quando o comprador não exige fatura eletrônica e a operação não passa de 5 UVT (≈ COP 235.000 em 2026).
- Diárias permanentes integram o salário e vão no documento suporte de folha eletrônica.
- Quando o fornecedor não é obrigado a emitir fatura, a empresa gera o "documento suporte em aquisições a não obrigados", com CUDS, e o transmite à DIAN.
- - Retenção na fonte de renda: 3,5% hotel e restaurante, 4% serviços gerais. - Retenção de IVA: 15% sobre o IVA faturado quando aplica. - Retenção de ICA: tarifa municipal conforme atividade.

## Marco normativo em 2026

A Resolução DIAN 000165 de 2023 consolidou o sistema de faturação eletrônica na Colômbia. Junto ao Decreto 358 de 2020, define quais documentos são válidos como suporte de custos, despesas dedutíveis e IVA descontável.[^dian-165] Despesas de viagem (transporte, hotel, alimentação, combustível) devem ser respaldadas por fatura eletrônica de venda validada previamente pela DIAN.

## Fatura eletrônica vs documento equivalente POS

Desde novembro de 2024, o documento POS só vale quando o comprador não exige fatura eletrônica e a operação não passa de 5 UVT (≈ COP 235.000 em 2026). Se o viajante pede fatura, o estabelecimento é obrigado a emiti-la com o NIT da empresa.[^dian-165]

## Documento suporte de folha eletrônica

Diárias permanentes integram o salário e vão no documento suporte de folha eletrônica. Diárias ocasionais para alimentação e hospedagem não compõem salário, mas devem ser transmitidas em até 10 dias após o fechamento do período.[^dian-nomina]

## Suportes para não obrigados a faturar

Quando o fornecedor não é obrigado a emitir fatura, a empresa gera o "documento suporte em aquisições a não obrigados", com CUDS, e o transmite à DIAN. É o único suporte válido para deduzir.[^dian-165]

## Retenções aplicáveis

- Retenção na fonte de renda: 3,5% hotel e restaurante, 4% serviços gerais.
- Retenção de IVA: 15% sobre o IVA faturado quando aplica.
- Retenção de ICA: tarifa municipal conforme atividade.

## Prazos de transmissão

A fatura eletrônica é validada em tempo real. Notas crédito e débito têm 48 horas. O documento suporte para não obrigados deve ser transmitido em até 24 horas.[^dian-165]

## Reembolso e rastreabilidade

O colaborador entrega o XML (não apenas o PDF) para que o sistema contábil valide o CUFE. O NIT do adquiriente deve ser o da empresa, salvo em adiantamentos pessoais.

## Conservação

Documentos são conservados por cinco anos contados a partir de 1° de janeiro do ano seguinte. Conservar apenas o PDF expõe a empresa à rejeição do custo.[^dian-faq]

## Perguntas frequentes

### O comprovante POS serve para deduzir uma despesa de viagem em 2026?

Só quando a operação não passa de 5 UVT e o comprador não exige fatura. Para hotel, passagens e restaurantes maiores é preciso fatura eletrônica com o NIT da empresa.

### E se o motorista informal não emitir fatura?

A empresa gera o documento suporte em aquisições a não obrigados, transmite à DIAN em até 24 horas e o conserva com o comprovante de pagamento.

### Por quanto tempo guardar as faturas eletrônicas de viagem?

Cinco anos a partir de 1° de janeiro do ano seguinte, mantendo o XML original com CUFE válido. O PDF sozinho não basta.

## Fontes

- [Resolución DIAN 000165 de 2023 - Facturación electrónica](https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n%20000165%20de%2001-11-2023.pdf) — DIAN (2026-04-28)
- [Documento soporte de nómina electrónica - Servicio informático electrónico](https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Paginas/nomina-electronica.aspx) — DIAN (2026-04-28)
- [Preguntas frecuentes sobre factura electrónica](https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Paginas/preguntas-frecuentes.aspx) — DIAN (2026-04-28)