# Política de reembolso de quilometragem na Colômbia: modelo aprovado por DIAN e UGPP

> Modelo de política de reembolso de quilometragem na Colômbia: níveis de aprovação, retenção de comprovantes por 5 anos, conciliação com fatura eletrônica e proteção contra reclassificação pela UGPP.

**Autor:** Valentina Osorio — Especialista em Tributação Colombiana (DIAN)  
**Publicado:** 2026-04-28  
**Atualizado:** 2026-04-28  
**URL:** https://quilometragem.com.br/blog/politica-reembolso-kilometraje-colombia-dian-ugpp

**TL;DR:** Modelo de política de reembolso de quilometragem na Colômbia: níveis de aprovação, retenção de comprovantes por 5 anos, conciliação com fatura eletrônica e proteção contra reclassificação pela UGPP.

- Na Colômbia, o reembolso pelo uso do veículo particular em diligências de trabalho não tem tarifa oficial; cada empresa define o valor por quilômetro.
- A dedutibilidade está no artigo 107 do Estatuto Tributário: causalidade, necessidade e proporcionalidade.
- Sete seções: objeto, definições, tarifa por km, requisitos de comprovação, níveis de aprovação, prazos e regime de controle.
- Defina uma tarifa única calculada sobre o custo real (combustível, manutenção, depreciação, seguros).
- Até 50.000 COP por viagem: chefe direto.

## Por que ter uma política escrita

Na Colômbia, o reembolso pelo uso do veículo particular em diligências de trabalho não tem tarifa oficial; cada empresa define o valor por quilômetro. A ausência de política escrita é a principal causa de achados em visitas da DIAN e de reclassificação para salário pela UGPP. Uma política aprovada, comunicada e aplicada transforma o reembolso em despesa dedutível e protege o empregador.[^dian-deducciones]

## Marco legal

A dedutibilidade está no artigo 107 do Estatuto Tributário: causalidade, necessidade e proporcionalidade.[^dian-deducciones] No lado trabalhista, o artigo 128 do Código Substantivo do Trabalho permite que pagamentos destinados a custear despesas não constituam salário, desde que o reembolso corresponda a despesa real e documentada.[^ugpp-naturaleza] A fatura eletrônica é o comprovante por excelência perante a DIAN.[^dian-fe]

## Estrutura recomendada

Sete seções: objeto, definições, tarifa por km, requisitos de comprovação, níveis de aprovação, prazos e regime de controle. Deve ser assinada pelo representante legal, datada e versionada.

## Tarifa por quilômetro

Defina uma tarifa única calculada sobre o custo real (combustível, manutenção, depreciação, seguros). Reveja anualmente com base no IPC do Banco da República e na variação do preço da gasolina. Registre o cálculo em ata interna.[^banrep-ipc]

## Níveis de aprovação

Até 50.000 COP por viagem: chefe direto. Entre 50.001 e 200.000 COP: gerente de área. Acima de 200.000 COP: diretoria financeira. Reembolsos mensais acumulados acima de 25% do salário-base exigem dupla aprovação para evitar interpretação como salário disfarçado.[^ugpp-naturaleza]

## Documentação por viagem

Cada solicitação deve conter: data, origem e destino, propósito comercial, quilômetros segundo rota verificável, cliente, fatura eletrônica de combustível ou pedágios e assinatura. A fatura eletrônica deve estar em nome e NIT da empresa.[^dian-fe]

## Retenção de comprovantes por 5 anos

O artigo 632 do Estatuto Tributário obriga a guardar os comprovantes pelo prazo de firmeza da declaração, em regra cinco anos. Arquive digitalmente cada solicitação, aprovação, comprovante de pagamento e fatura, com backup em nuvem.[^dian-deducciones]

## Conciliação mensal

Mensalmente, a contabilidade concilia reembolsos pagos com faturas eletrônicas, extrato bancário e folha. Diferenças sem explicação retornam ao colaborador antes do fechamento. É a barreira mais eficaz contra glosas da DIAN.[^dian-fe]

## Prevenção contra reclassificação UGPP

Evite tarifas planas mensais sem comprovação, exija sempre a bitácora, varie o valor conforme os km reais e documente a finalidade comercial. Guarde atas de revisão que provem a disciplina da política.[^ugpp-naturaleza]

## Referências

## Perguntas frequentes

### Existe uma tarifa oficial de quilometragem na Colômbia?[^dian-deducciones]

Não. Nem a DIAN nem o Ministério do Trabalho publicam tarifa única; cada empresa define o valor por km com base no custo real e o documenta em política interna, revisando anualmente com IPC e preço do combustível.

### Por quanto tempo devo guardar os comprovantes de cada reembolso?

Cinco anos, conforme o artigo 632 do Estatuto Tributário. Guarde solicitação, aprovação, fatura eletrônica e comprovante de pagamento em arquivo digital indexado com backup em nuvem.

### Como evito que a UGPP reclassifique o reembolso como salário?

Evite pagamentos planos mensais, vincule cada desembolso a bitácora com km reais e propósito comercial, varie o valor conforme a viagem, exija fatura eletrônica do combustível e guarde atas de controle.

## Fontes

- [DIAN — Deducciones y soportes (Estatuto Tributario)](https://www.dian.gov.co/impuestos/personas/Paginas/default.aspx) — Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) (2026-04-28)
- [UGPP — Determinación de la naturaleza salarial de pagos a trabajadores](https://www.ugpp.gov.co/parafiscales) — Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) (2026-04-28)
- [DIAN — Factura Electrónica de Venta](https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Paginas/default.aspx) — Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) (2026-04-28)
- [Banco de la República — Índice de Precios al Consumidor (IPC)](https://www.banrep.gov.co/es/estadisticas/indice-precios-consumidor-ipc) — Banco de la República (2026-04-28)